Informationen zur Datenverarbeitung

für die Nutzung der Webseite http://www.ProfilQuadrat.de/ und im Hinblick auf die Verarbeitung von Interessentendaten
Stand: August 2018

Der Schutz Ihrer Daten ist uns wichtig. Seit dem 25.05.2018 gelten nach der EU-Verordnung 2016/679, die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), umfassende Transparenz- und Informationspflichten. In Folge dessen und um selbstverständlich allen uns obliegenden gesetzlichen Informations- und Aufklärungspflichten nachzukommen, informieren wir Sie nachfolgend darüber, wie wir Ihre Daten verarbeiten und welche Rechte Ihnen hinsichtlich der Datenverarbeitung zustehen.

1. Verantwortlich im Sinne des Datenschutzrechts
Verantwortlich für die Datenverarbeitungen auf dieser Webseite ist im Sinne des Art. 4 Abs. 7 DSGVO:
ProfilQuadrat Personalberatung
Inhaberin Iris Schlegel
Chilehaus A
Fischertwiete 2
20095 Hamburg

Tel.: +49 (0)40 89955668
E-Mail: Info@ProfilQuadrat.de

– Im Folgenden ProfilQuadrat –

2. Gegenstand des Datenschutzes
Gegenstand des Datenschutzes sind personenbezogene Daten. Diese sind nach Art. 4 Nr. 1 DSGVO alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen. Hierunter fallen Angaben wie Namen, Postanschrift, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer, aber auch Nutzungsdaten wie die IP-Adresse.

3. Umfang und Zweck der Datenverarbeitung
Im Folgenden klären wir Sie über den Umfang der Datenerhebung und -speicherung sowie -nutzung (im Folgenden „Datenverarbeitung“, verwendet im Sinne von Art. 4 Nr. 2 DSGVO) und über den Zweck der jeweiligen Datenverarbeitung im Rahmen Ihrer Nutzung der Webseite (Ziffer 3.1) sowie einer Kontaktaufnahme per E-Mail (Ziffer 3.2) auf.

3.1 Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen der Webseitennutzung
Die Nutzung dieser Webseite ist im Grundsatz ohne Angaben von personenbezogenen Daten möglich.
Eine Ausnahme stellt die IP-Adresse dar, die benötigt wird, um Ihnen die Webseite und die darin enthaltenen Informationen übermitteln zu können (Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist regelmäßig Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO). Die IP-Adresse wird lediglich für die Dauer der Nutzung der Webseite gespeichert.
Normalerweise werden diese Daten vollständig in den sog. Webserver-Logfiles langfristig gespeichert. Unser Hosting-Provider für den Webserver hingegen speichert die IP-Adressen der Nutzer außer zum Zeitpunkt der hier geschilderten notwendigen Verarbeitung nicht weiter vollständig, sondern anonymisiert die IP-Adresse.

3.2 Datenverarbeitung bei Kontaktaufnahmen per E-Mail
Wenn Sie mit uns per E-Mail Kontakt aufnehmen, dann verarbeiten wir mindestens die folgenden personenbezogenen Daten von Ihnen, die Sie uns zum Zweck der Kontaktaufnahme hinterlassen bzw. an uns übermitteln:

• E-Mail-Adresse
• Vor- und Zuname
• Telefonnummer
• Ihr Anliegen

Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist hier ebenfalls Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO.
Schildern Sie mit Ihrer Nachricht Interesse an unseren Leistungen, so verarbeiten wir die folgenden personenbezogenen Daten von Ihnen als Interessentendaten:

• E-Mail-Adresse
• Vor- und Zuname
• Unternehmenszugehörigkeit
• Postanschrift und Telefonnummer
• Kommunikationsdaten (z.B. E-Mail-Korrespondenz)

Wir übernehmen die Kontaktdaten und den Grund Ihrer Anfrage in unsere CRM-System. Diese Verarbeitung erfolgt auf Basis von Art. 6 I f) DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse daran, Kontakt zu Interessenten zu halten und zu intensivieren. Dies ist nur möglich, wenn wir die Daten nicht löschen. Ein entgegenstehendes Interesse Ihrerseits ist in diesem Fall nicht ersichtlich, da Sie uns die Daten selbst im Rahmen einer Interessensbekundung übergeben haben.

4. Zweckgebundene Datenverwendung, Empfänger der Daten, Weitergabe der Daten
Wir beachten den Grundsatz der zweckgebundenen Datenverwendung. Sämtliche vorgenannten Daten erheben, speichern und verwenden wir nur zu den bereits genannten Zwecken.
Empfänger von Daten sind unsere Hosting-Provider für den Webserver und den E-Mail-Server.
Sie können auf Nachfrage jederzeit eine Liste der konkreten Empfänger erhalten. Aus Gründen unserer eigenen IT- und Datensicherheit möchten wir jedoch die Empfänger von Daten an dieser Stelle nicht öffentlich namentlich benennen.
Sie können sich jedoch sicher sein, dass wir jeden Anbieter, der für uns Daten im Auftrag verarbeitet, über einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO verpflichtet haben. Eine Übermittlung der Daten in sogenannte unsichere Drittstaaten wie die USA erfolgt nicht.
Selbstverständlich erhalten nicht alle Empfänger alle Ihre Daten, sondern nur im Rahmen der Zwecke des jeweiligen Empfängers.
Eine Weitergabe der persönlichen Daten an Dritte außerhalb des hier geschilderten Rahmens erfolgt ohne eine ausdrückliche Einwilligung nicht.
Auch die Übermittlung an auskunftsberechtigte staatliche Institutionen und Behörden erfolgt nur im Rahmen der gesetzlichen Auskunftspflichten oder, wenn wir durch eine gerichtliche Entscheidung zur Auskunft verpflichtet werden.

5. Dauer der Verarbeitung, Löschen von Daten
5.1. Löschfristen im Rahmen der Webseitennutzung nach Ziffer 1
Ihre IP-Adresse wird in den Webserver-Logfiles lediglich zum Verbindungsaufbau zwischengespeichert und daraufhin sofort anonymisiert.

5.2. Löschfristen im Rahmen von Kontaktaufnahmen via E-Mail nach Ziffer 2
5.2.1. Im Rahmen der Kontaktaufnahme via E-Mail
Ihre Daten, die Sie uns per E-Mail senden, werden von uns unmittelbar nach Erledigung Ihres Anliegens gelöscht.
Dies gilt nicht, wenn Ihre Anfrage und die damit verbundenen Daten als Interessentendaten einzuordnen sind.

5.2.2.Im Rahmen der Verarbeitung von Interessentendaten
Interessentendaten werden zwei Jahre nach einem letzten Kontaktpunkt gelöscht.
Ein Kontaktpunkt meint etwa die Interaktion mit einem Mitarbeiter von ProfilQuadrat auf einer Messe, via soziale Medien, per E-Mail oder telefonisch oder die Teilnahme an einem Webinar, Seminar oder einer Veranstaltung. Der lange Speicherzeitraum ist in den langen Planungs- und Budgetzyklen der Personalvermittlungsbranche begründet.
Sind Aufbewahrungsfristen nach § 257 HGB zu erfüllen, werden die Daten bis zu 6 Jahre aufbewahrt und anschließend gelöscht. In dem Fall werden die Daten in der Verwendung nach Ablauf der zwei Jahre gemäß Art. 18 DSGVO auf die Erfüllung der Aufbewahrungspflicht beschränkt und nach Ablauf der o.g. Fristen gelöscht. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das jeweilige Datum erhoben wurde.
Ist eine Löschung einzelner Daten und Datensätze nur mit einem unverhältnismäßigen Aufwand, bezogen auf die Extraktion und Separierung im Hinblick auf unterschiedlichen Löschfristen, möglich, so werden diese Daten einheitlich nach Erledigung des Anliegens beschränkt und mit Ablauf von 6 Jahren nach dem letzten Kontaktpunkt gelöscht.

6. Betroffenenrechte (u.a. Auskunfts-, Widerrufs-, Widerspruchs- und Löschungsrechte)

Unabhängig von dem Vorstehenden haben Sie die folgenden Rechte:
Sie haben das Recht, Auskunft bezüglich der von Ihnen bei uns verarbeiteten Daten zu verlangen.
Sie können jederzeit der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen, soweit die Voraussetzungen des Art. 21 DSGVO vorliegen, und eine etwaige daneben erteilte Einwilligung zur Verarbeitung der Daten jederzeit widerrufen. Wenn die Einwilligungen zur Datenverarbeitung widerrufen bzw. der Verwendung der Daten widersprochen wird, berührt dies die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs bzw. des Widerspruchs nicht.
Weiter können Sie jederzeit die von uns verarbeiteten Daten berichtigen, beschränken oder löschen lassen. Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass es gesetzliche Verpflichtungen – wie Aufbewahrungspflichten – geben kann, Daten weiter zu speichern. In diesem Fall können die Daten nur beschränkt werden. Dies meint, dass die Daten ausschließlich zu dem Zweck des Nachkommens der gesetzlichen Pflichten verarbeitet und sonst nicht genutzt werden.
Darüber hinaus steht Ihnen daneben auch das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO sowie das Recht zur Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde im Sinne von Art. 77 DSGVO zu.

Wenden Sie sich bei Fragestellungen jederzeit unter Datenschutz@ProfilQuadrat.de an uns.